Dasar Privasi

1. Siapa Kami

Incorpus dikendalikan oleh S Rank Sdn. Bhd. (No. Syarikat 202501046409 (1647817-H)) ("Incorpus" atau "kami"). Dasar Privasi ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan, melindungi, mengekalkan, dan memadamkan data peribadi serta rekod perniagaan apabila anda menggunakan incorpus.app dan perkhidmatan Incorpus yang berkaitan.

Dasar ini bertujuan menyokong pematuhan terhadap Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709] Malaysia, sebagaimana yang dipinda dari semasa ke semasa. Ia tidak menggantikan mana-mana notis privasi, notis pekerjaan, notis pelanggan, surat pengikatan profesional, atau kewajipan berkanun yang mungkin perlu dikeluarkan secara berasingan oleh perniagaan anda.

2. Data Ruang Kerja Anda

Incorpus menyediakan perisian untuk ruang kerja syarikat. Anda mengawal apa yang dimasukkan ke dalam ruang kerja anda: rekod perniagaan, dokumen, catatan perakaunan, kertas kerja sokongan cukai, keputusan akses pengguna, dan pengeksportan data untuk penyerahan kepada profesional yang anda letakkan di situ. Anda bertanggungjawab memastikan anda mempunyai hak untuk memuat naik, memproses, menyimpan, menghantar, dan berkongsi maklumat tersebut.

Kami memproses data ruang kerja untuk menjalankan perkhidmatan, memastikan platform selamat, mengekalkan jejak audit, serta mengendalikan pengebilan dan sokongan. Kami juga memprosesnya untuk melaksanakan arahan daripada pengguna yang diberi kebenaran, seperti pengeksportan dokumen atau penghantaran MyInvois.

3. Maklumat yang Kami Kumpul

3.1 Data Akaun dan Identiti

Kami mengumpul nama anda, alamat e-mel, status pengesahan, keahlian ruang kerja, peranan, kebenaran, rekod jemputan, dan metadata log masuk. Pengesahan dikendalikan oleh WorkOS. Incorpus tidak menyimpan kata laluan anda.

3.2 Data Profil Syarikat dan Berkanun

Anda mungkin memberikan nama syarikat, nombor pendaftaran SSM, nombor pengenalan cukai, butiran SST, alamat, jenis entiti, tetapan tahun kewangan, tetapan penomboran dokumen, butiran akaun bank, dan maklumat lain yang diperlukan untuk menjalankan ruang kerja perniagaan di Malaysia.

3.3 Rekod Perniagaan dan Kewangan

Incorpus memproses rekod yang anda cipta, import, muat naik, atau jana. Ini termasuk invois, bil, sebut harga, pesanan belian, resit, pembayaran, catatan jurnal, transaksi bank, lampiran, rekod berkanun, tugas pematuhan, laporan, dan pakej pengeksportan.

3.4 Data Integrasi dan Penghantaran

Jika anda mengkonfigurasi integrasi, kami memproses data yang diperlukan oleh integrasi tersebut. Ini boleh termasuk maklumat kelayakan MyInvois, sijil, muatan penghantaran, respons pengesahan, metadata penghantaran e-mel, dan metadata pautan pembayaran.

3.5 Data Pengebilan, Sokongan, dan Teknikal

Kami mengumpul status langganan, pelan, status invois dan pembayaran, mesej sokongan, log pelayan, alamat IP, metadata pelayar dan peranti, laporan ralat, log audit, dan peristiwa keselamatan. Pemprosesan kad pembayaran dan FPX dikendalikan oleh Stripe. Incorpus tidak menyimpan nombor kad yang penuh.

3.6 Sumber Data Peribadi

Kami memperoleh data peribadi daripada anda secara langsung; daripada ahli lain dalam ruang kerja yang menjemput anda atau merekodkan butiran anda; daripada WorkOS apabila anda mengesahkan identiti dan daripada Stripe apabila anda membuat pembayaran; serta daripada rekod yang anda, rakan sekerja anda, atau ejen AI yang bertindak menggunakan maklumat kelayakan anda cipta, import, muat naik, atau jana dalam ruang kerja.

3.7 Sama Ada Anda Wajib Memberikannya

Sebahagian data peribadi adalah wajib. Kami tidak dapat membuka akaun, mencipta ruang kerja syarikat, atau menjalankan langganan tanpa nama anda, alamat e-mel anda, butiran identiti syarikat yang diperlukan oleh sesebuah ruang kerja perniagaan di Malaysia (nama syarikat, nombor pendaftaran, dan alamat), serta butiran pengebilan yang diperlukan oleh Stripe untuk menerima pembayaran. Jika anda tidak memberikannya, kami tidak dapat menyediakan perkhidmatan, dan sesuatu ruang kerja tidak dapat diteruskan selepas tempoh yang telah dibayar.

Selain itu, pemberian data adalah secara sukarela. Satu-satunya akibat jika anda tidak memberikan data sukarela ialah aliran kerja yang memerlukannya tidak dapat dijalankan. Tanpa maklumat kelayakan MyInvois dan sijil digital, penghantaran e-Invois tidak tersedia. Tanpa rekod akaun bank dan baris penyata, import bank dan penyesuaian bank tidak tersedia. Tanpa lampiran, sesuatu dokumen tidak mempunyai bukti yang terpaut. Anda menentukan rekod perniagaan yang mana, dan data peribadi tentang orang lain yang mana, anda letakkan dalam ruang kerja anda, dan anda tetap bertanggungjawab memastikan anda mempunyai hak untuk meletakkannya di situ.

4. Cara Kami Menggunakan Maklumat

Kami menggunakan maklumat untuk:

• Menyediakan, mengendalikan, melindungi, memantau, dan menambah baik Incorpus
• Mengesahkan pengguna serta menguatkuasakan peranan, kebenaran, dan pengasingan penyewa ruang kerja
• Menjana dokumen, laporan, lejar, kertas kerja, peringatan, dan pakej pengeksportan
• Menghantar data MyInvois kepada LHDN apabila pengguna yang diberi kebenaran mengkonfigurasi dan memulakan aliran kerja tersebut
• Menghantar e-mel transaksi, e-mel dokumen, jemputan, notis pengebilan, dan kemas kini perkhidmatan
• Memproses langganan, invois, pembaharuan, pembatalan, dan had penggunaan
• Menyiasat ralat, insiden keselamatan, syak penyalahgunaan, dan permintaan sokongan
• Mematuhi undang-undang, peraturan, perintah mahkamah, permintaan kerajaan, dan keperluan perakaunan

5. Penyedia Perkhidmatan dan Pendedahan

Kami tidak menjual data peribadi anda atau data ruang kerja anda. Kami mendedahkan maklumat hanya apabila perlu untuk:

• Mengendalikan platform: Amazon Web Services (pengehosan aplikasi), Supabase (pangkalan data aplikasi), Cloudflare (storan dokumen dan bukti, perkhidmatan rangkaian dan domain), WorkOS (pengesahan), Stripe (pengebilan langganan), Resend (e-mel transaksi), Sentry (pemantauan ralat), dan Upstash (pengehadan kadar)
• Melengkapkan aliran kerja yang dibenarkan: penghantaran MyInvois LHDN, e-mel transaksi, pautan pembayaran, muat turun fail, pengeksportan data, dan jemputan ruang kerja
• Menyokong kerjasama dalam ruang kerja: pengguna, akauntan, setiausaha syarikat, juruaudit, pekerja, atau penasihat yang dijemput atau dibenarkan oleh pemilik atau pentadbir ruang kerja
• Memenuhi kehendak undang-undang: apabila pendedahan dikehendaki oleh undang-undang Malaysia, peraturan, proses undang-undang, atau permintaan kerajaan yang sah

6. Pemprosesan Rentas Sempadan

Incorpus dikendalikan dari Malaysia, dan sebahagian daripada penyedia perkhidmatan yang kami gunakan untuk menjalankan platform ini memproses atau menyimpan maklumat di luar Malaysia. Kami memberitahu anda lokasinya, kerana anda berhak mengetahuinya sebelum anda meletakkan data dalam sesebuah ruang kerja.

Lokasi pemprosesan data anda. Pangkalan data aplikasi, yang menyimpan rekod ruang kerja seperti butiran syarikat, kenalan, transaksi, dan metadata dokumen, dihoskan di Singapura. Pengehosan aplikasi juga di Singapura. Fail dokumen dan bukti disimpan pada Cloudflare R2 di lokasi yang dipilih secara automatik oleh Cloudflare, yang mungkin berada di luar Malaysia. Pengesahan, e-mel transaksi, pemprosesan pembayaran, pemantauan ralat, dan pengehadan kadar disediakan oleh vendor yang memproses data di luar Malaysia, terutamanya di Amerika Syarikat. Seksyen 5 menamakan penyedia tersebut.

Asas bagi pemindahan. Seksyen 129 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 membenarkan pemindahan ke luar Malaysia apabila tempat penerima mempunyai undang-undang yang secara substansialnya serupa dengan Akta itu atau memastikan tahap perlindungan yang sekurang-kurangnya setara dengannya, dan secara berasingan apabila pihak yang memindahkan telah mengambil segala langkah berjaga-jaga yang munasabah serta melaksanakan segala usaha wajar. Kami bergantung pada terma pemprosesan data dan perlindungan kontrak yang kami ada dengan setiap penyedia, bersama-sama perlindungan teknikal yang diterangkan dalam Seksyen 7.

Apa yang kami tidak lakukan. Kami tidak menjual data peribadi, kami tidak memindahkan data ruang kerja kepada mana-mana pihak bagi tujuan pihak tersebut, dan kami tidak menggunakan data peribadi di dalam ruang kerja anda untuk melatih model pembelajaran mesin.

Kecerdasan buatan. Incorpus tidak melakukan sebarang pemprosesan AI ke atas data anda pada pelayan kami. Apabila anda memilih untuk menggunakan Incorpus CLI bersama ejen pengekodan AI, ejen tersebut berjalan pada komputer anda sendiri di bawah akaun anda sendiri dengan penyedia AI itu, dan sebarang data yang dibacanya dihantar oleh anda, kepada penyedia yang anda pilih, di bawah perjanjian anda dengan mereka. Itu ialah pemindahan anda untuk dilakukan dan didedahkan, bukan pemindahan kami.

7. Keselamatan

Incorpus menggunakan kawalan teknikal dan organisasi yang direka untuk melindungi data daripada akses, pendedahan, pengubahan, dan kehilangan tanpa kebenaran.

Pengasingan antara ruang kerja. Setiap ruang kerja diasingkan pada peringkat pangkalan data melalui keselamatan peringkat baris, dan diasingkan sekali lagi secara berasingan dalam kod aplikasi, supaya sesuatu pertanyaan hanya boleh mencapai syarikat yang dimilikinya. Kedua-dua kawalan ini sengaja dibuat bertindih.

Penyulitan. Data disulitkan semasa penghantaran menggunakan TLS. Fail dokumen dan bukti yang anda muat naik disulitkan semasa disimpan menggunakan kunci penyulitan yang berasingan bagi setiap ruang kerja. Penyedia storan kami hanya menyimpan kandungan yang telah disulitkan dan tidak menyimpan kunci yang diperlukan untuk membacanya.

Kawalan akses. Akses ditadbir oleh peranan akses syarikat dan kebenaran berfungsi, sesi dibawa dalam kuki yang disulitkan dan ditandatangani, dan operasi berkeistimewaan dihadkan mengikut peranan.

Integriti rekod perakaunan. Catatan yang telah diposkan adalah kekal dan dibetulkan melalui pembatalan (void) serta catatan balikan yang berdokumen, bukan melalui pemadaman atau suntingan senyap. Log audit tidak boleh diubah, dan tidak boleh dipadamkan selagi ruang kerja itu wujud. Tempoh perakaunan yang dikunci dikuatkuasakan oleh pangkalan data itu sendiri, bukan hanya oleh aplikasi.

Tiada perkhidmatan internet yang dapat menjamin keselamatan yang sempurna. Anda tetap bertanggungjawab memilih pengguna ruang kerja yang boleh dipercayai, melindungi peranti dan akaun e-mel anda, menyemak kebenaran, serta mengeksport atau membuat salinan simpanan rekod yang mesti disimpan oleh perniagaan anda.

8. Penyimpanan, Pembatalan, dan Pemadaman

Kami menyimpan data ruang kerja yang aktif selagi langganan atau percubaan anda yang dibenarkan kekal aktif. Selepas pembatalan, data ruang kerja disimpan selama 120 hari supaya anda dapat mengaktifkannya semula atau mengeksport rekod, dan kami menghantar e-mel kepada pemilik ruang kerja sebelum tempoh tersebut tamat.

Apabila tempoh 120 hari itu berakhir, ruang kerja tersebut dimusnahkan dalam satu operasi: rekod perniagaannya, log auditnya, baris akaun, sesi, dan pengebilannya, serta fail yang disimpannya dalam storan objek dipadamkan daripada perkhidmatan. Kami tidak memulihkan ruang kerja yang telah dimusnahkan. Kami hanya memusnahkan sesuatu ruang kerja setelah wujud Full Company Data Export yang lengkap daripada tempoh tersebut, kerana kewajipan berkanun untuk menyimpan rekod itu ialah kewajipan syarikat anda, bukan kami. Jika tiada pengeksportan lengkap dihasilkan, ruang kerja itu ditahan dan ditanda untuk tindakan susulan, bukan dimusnahkan. Kami mungkin masih menyimpan rekod tertentu apabila undang-undang, pengebilan, keselamatan, pertikaian, atau kewajipan pematuhan menghendaki atau membenarkannya.

Perniagaan di Malaysia mempunyai kewajipan penyimpanan rekod berkanun, lazimnya tujuh tahun bagi rekod perakaunan, cukai, dan SST. Incorpus membantu anda menyimpan dan mengeksport rekod. Anda tetap bertanggungjawab mengeksport dan menyimpan apa jua yang diperlukan oleh perniagaan anda, ejen cukai, akauntan, setiausaha syarikat, atau juruaudit anda selepas langganan Incorpus anda berakhir.

9. Pengeksportan dan Kemudahalihan Data

Pemilik ruang kerja boleh meminta pengeksportan data syarikat sepenuhnya dan pengeksportan data untuk penyerahan kepada profesional seperti Accounting Pack, Audit Pack, Tax Pack, dan Compliance Archive. Pengeksportan ini bertujuan membantu anda memelihara rekod dan memberikan bukti kepada akauntan, ejen cukai, setiausaha syarikat, juruaudit, atau penasihat lain yang diberi kebenaran.

10. Hak Anda

Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, anda boleh meminta kami untuk:

• Memberikan anda akses kepada data peribadi yang kami simpan mengenai anda
• Membetulkan data peribadi yang tidak tepat
• Menghentikan pemprosesan yang bergantung pada persetujuan anda, dengan menarik balik persetujuan tersebut
• Memadamkan data peribadi, apabila pemadaman tersedia
• Menerangkan cara data peribadi anda diproses

Sesetengah permintaan mungkin terhad oleh kewajipan kontrak, keselamatan, undang-undang, perakaunan, cukai, audit, atau pencegahan penipuan.

Anda juga boleh menghadkan cara data peribadi diproses, tanpa perlu meminta kami, dengan:

• Mengeluarkan ahli ruang kerja, atau menukar peranan dan kebenaran mereka, untuk menamatkan akses mereka
• Memadamkan dokumen, lampiran, atau rekod yang anda tidak mahu simpan lagi, dalam lingkungan kawalan perakaunan yang memastikan catatan yang telah dipos kekal boleh diaudit
• Mematikan atau tidak mengkonfigurasi aliran kerja pilihan, seperti penghantaran MyInvois atau e-mel dokumen
• Mengosongkan storan pelayar anda untuk membuang keutamaan yang diterangkan dalam seksyen 11
• Membatalkan langganan, mengeksport rekod anda, dan membiarkan ruang kerja dimusnahkan di bawah seksyen 8

Untuk membuat permintaan, atau untuk meminta kami menghentikan atau menghadkan sesuatu aktiviti pemprosesan, hubungi kami di fikri@srank.com.my. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda dan kuasa anda dalam ruang kerja sebelum kami bertindak ke atas sesuatu permintaan.

11. Kuki dan Storan Setempat

Kami menggunakan kuki yang penting bagi pengesahan, keselamatan sesi, dan aliran log masuk OAuth. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan pihak ketiga. Sekiranya analitis atau teknologi penjejakan tambahan diperkenalkan kemudian, kami akan mengemas kini dasar ini.

Incorpus juga menyimpan sedikit data dalam pelayar anda menggunakan storan setempat dan storan sesi. Ini merangkumi keutamaan tema anda, keutamaan susun atur bar sisi anda, penolakan notis kuki oleh anda, dan halaman yang baru anda lawati dalam sesuatu ruang kerja supaya navigasi mengembalikan anda ke tempat anda berhenti. Data ini kekal dalam pelayar anda, tidak digunakan untuk pengiklanan atau penjejakan rentas laman, dan dikeluarkan apabila anda mengosongkan storan pelayar anda.

12. Perubahan kepada Dasar Ini

Kami mungkin mengemas kini Dasar Privasi ini apabila produk, undang-undang, infrastruktur, atau penyedia perkhidmatan berubah. Kami akan memaklumkan perubahan yang material melalui perkhidmatan, melalui e-mel, atau melalui kaedah munasabah yang lain. Tarikh di atas menunjukkan bila halaman ini disemak semula buat kali terakhir.

13. Bahasa

Dasar Privasi ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat apa-apa percanggahan antara versi-versi tersebut, versi bahasa Inggeris akan mengatasi.

Notis ini dikeluarkan di bawah seksyen 7(1) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709] dan disediakan dalam bahasa kebangsaan dan bahasa Inggeris selaras dengan seksyen 7(3) Akta yang sama.

14. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan mengenai Dasar Privasi ini atau amalan data kami, hubungi fikri@srank.com.my.